Ngày nay, nhập khẩu hàng hóa có rất nhiều hình thức đa dạng. Nhưng hình thức chiểm tỷ trọng lớn nhất và phổ biến nhất phải nhắc đến là hình thức vận chuyển và nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển.
Bài viết dưới đây DBG sẽ chia sẻ tới các bạn đọc quy trình nhập khẩu chi tiết từ A đến Z. Chắc chắn, quy trình này sẽ giúp bạn có thể nhập khẩu hàng hóa thành công.
Bước 1: Ký kết hợp đồng ngoại thương (sale contract)
Việc ký kết hợp đồng ngoại thương là bước quan trọng trong quy trình. Bước này ảnh hưởng đến quyền lợi của hai bên.
Đây là thủ tục đầu tiên trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container. Phải có quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu trong biên bản hợp đồng được ký kết giữa hai bên. Bao gồm các điểu khoản nhất định như: loại hàng, số lượng, chất lượng hàng. Ngoài ra, trong hợp đồng cần có các hình thức vận chuyển, phương thức thanh toán cũng. Đặc biệt, quyền lợi và trách nhiệm của mỗi bên cần được trình bày cụ thể và rõ ràng.
Bước 2: Đặt lịch tàu (booking tàu)
Sau khi ký kết hoàn tất, công việc tiếp theo bạn cần thực hiện là đặt lịch tàu. Đây là phương tiện giúp vận chuyển hàng hóa từ nơi xuất khẩu tới tay bạn.
Bạn nên thực hiện booking tàu sớm nhất có thể sau khi ký xong hợp đồng ngoại thương. Bởi thông thường, các hãng tàu sẽ hết chỗ sớm hơn trước 1 tuần, nhất là khi rơi vào mùa cao điểm. Khi booking tàu để nhập hang, bạn chỉ cần cung cấp thông tin cho dịch vụ vận chuyển FWD tại Việt Nam để booking. Họ sẽ là cầu nối giữa bạn và nhà xuất khẩu. Bạn cần tiến hành liên hệ với đối tác của bạn để phối hợp đóng hàng theo kế hoạch đã được xác định trước đó.
Các thông tin bạn cần cung cấp đầy đủ cho hãng tàu để lấy booking tàu bao gồm:
- Cảng đi (port of loading) là nơi mà hàng hóa của bạn được xếp lên tàu. Cảng này sẽ ở các đất nước xuất khẩu.
- Cảng đến (port of discharge): nơi hạ container, là một vị trí ở nước nhập khẩu.
- Cảng chuyển tải: có hai hình thức là chuyển tải (transit) và đi thẳng (direct). Tùy thuộc vào quy định, sự thống nhất giữa hai bên mà sẽ lựa chọn hình thức phù hợp
- Tên hàng, trọng lượng: dựa trên thông tin trên bộ hồ sơ chứng từ để cung cấp
- Thời gian tàu chạy (ETD): dựa trên thông tin trên bộ hồ sơ chứng từ để cung cấp.
- Thời gian đóng hang: theo kế hoạch thống nhất giữa hai bên.
- Các yêu cầu khác: loại container, kích cỡ, nhiệt độ, độ thông gió.
Bước 3: Kiểm tra và xác nhận booking
Sau khi đặt lịch tàu, bước tiếp theo bạn cần thực hiện trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là kiểm tra thông tin trên booking. Các thông tin bạn cần kiểm tra bao gồm:
- Cảng đi, cảng đến: kiểm tra xem đã đúng yêu cầu chưa, nó quyết định hàng sẽ lấy từ đâu và vận chuyển về đâu, đây là yếu tố ảnh hưởng đến cả quá trình của lô hàng.
- Loại container, kích cỡ. Loại và kích cỡ container quyết định phương tiện vận chuyển hàng hóa của bạn. Nếu quá nhỏ (lớn) hay điều kiện container không phù hợp sẽ ảnh hưởng tới chất lượng hàng hóa. Cần kiểm tra kỹ container khô hay lạnh, cao hay loại thường, loại 20’ hay 40’
- Nhiệt độ và độ thông gió: kiểm tra nhiệt độ , độ thông gió đã đúng theo yêu cầu chưa. Đối với các mặt hàng đông lạnh (nhiệt độ âm) thì sex không có độ thông gió.
Các thông tin tin bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng. Nếu có bất cứ sai sót nào, hãy yêu cầu bên cấp booking chỉnh sửa. Sau đó tiếp tục kiểm tra cho đến khi đạt yêu cầu.
Bước 4: Theo dõi tiến trình đóng hàng và thông tin cập nhật từ nhà xuất khẩu
Khi đã hoàn thành công tác đặt lịch tàu và kiểm tra booking. Bạn cần kiểm tra quá trình đóng hàng cũng như đẩy nhanh tốc độ của bên bán.
Bên bán hàng và dịch vụ vận chuyển sẽ thực hiện quá trình đóng hàng. Chính bởi vậy, bạn phải giám sát, theo dõi sát sao toàn bộ tiến trình đóng hàng để cập nhật các thông tin cũng như quá trình đóng hàng để nắm được tình hình.
Các thông tin về quá trình giao nhận hàng nhập khẩu như:
Nhiệt độ: Với mặt hàng đông lạnh bạn cần chụp hình ảnh để xác minh quá trình bảo quản đạt yêu cầu. Bạn cần xác nhận hàng hóa của mình được đóng hàng có phù hợp với tính chất hàng hóa, có khả năng ảnh hưởng trong quá trình vận chuyển như độ chắc chắn, khả năng va chạm
Các tấm hình về container rỗng. Việc chụp lại các tấm hình để chứng minh rằng không có sự hư hỏng của container, bởi nếu có hư hỏng, bạn phải bồi thường chi phí cho phía hãng tàu.
Bước 5: Kiểm tra xác nhận chứng từ, hồ sơ liên quan đến lô hàng
Trước khi tiến hành nhập một lô hàng. Bạn cần tìm hiểu xem lô hàng đó cần phải có những chứng từ gì. Sau đó bạn hãy yêu cầu bên đối tác tiến hành chuẩn bị các chứng từ đó cho bạn.
Hãy nhớ kiểm tra thật kỹ các thông tin trên chứng từ đã khớp hay chưa. Bởi vì khi có bất cứ 1 lỗi nhỏ nào, lô hàng của bạn có thể gặp rắc rối lớn từ phía hải quan, cơ quan nhà nước.
Bước 6: Nhà nhập khẩu nhận được thông báo khi hàng đến
Trước ngày tàu cập bến ít nhất 1 ngày, bạn sẽ nhận được thông báo hàng đến từ hãng tàu hoặc đại lý.
Thông báo hàng đến (arrival notice) là giấy thông báo chi tiết của hãng tàu/ đại lý giao nhận. Nhằm thông báo thời gian dự kiến cập bến của lô hàng. Các thông tin trên arrival notice sẽ tương tự như trên bill bao gồm: tên nhà xuất khẩu, nhập khẩu, số hiệu container, seal, tên tàu, số chuyến, mô tả hàng hóa,…). Ngoài ra, sẽ có thêm các phụ phí (local charges).
Sau đó, bạn hãy tiến hành lấy lệnh giao hàng (D/O) bao gồm các giấy tờ sau:
- Giấy giới thiệu.
- Bill gốc.
- Giấy ủy quyền (nếu có yêu cầu).
Bước 7: Đăng ký chứng từ liên quan đến lô hàng
Để quá trình nhập khẩu hàng hóa diễn ra một cách nhanh chóng và thuận lợi thì bạn cần phải đăng ký các loại giấy chứng nhận liên quan đến lô hàng đó.
Các chứng nhận đó phải phù hợp và đúng theo tiêu chuẩn quy định của pháp luật, Nhà nước. Với mỗi loại hàng hóa sẽ căn cứ vào mã HS code và các thông tin hàng hóa nhập khẩu.
Khi thiếu sót các loai giấy tờ và chứng nhận này thì hàng hóa của bạn sẽ rất khó để thông quan. Ảnh hưởng đến quy trình nhập khẩu lô hàng của bạn.
Bước 8: Thực hiện khai báo hải quan nhập khẩu
Khai báo hải quan là điều kiện bắt buộc và không thể thiếu trong quy trình làm hàng nhập. Chỉ có trải qua bước này mới biết được hàng hóa của bạn có được thông quan hay không?
Để hoàn tất quy trình nhập khẩu hàng hóa thì bạn cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ như sau:
- Hợp đồng (contract)
- Hóa đơn thương mại của lô hàng cần vận chuyển (commercial invoice)
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) (nếu có)
- Các loại giấy phép nhập khẩu (nếu có)
- Phiếu đóng gói hàng hóa (packing list)
- Vận đơn hàng hóa (bill of lading)
- Cùng các chứng từ kháca
Khi công nghệ ngày càng phát triển thì việc khai báo hải quan điện tử sẽ giúp ích khá nhiều trong việc giao nhận hàng hóa bằng đường biển. Các loại giấy tờ khai báo điện tử được rút gọn hơn nhiều việc khai báo trực tiếp. Điểm đặc biệt của việc khai báo điện tử là cần phải có chữ ký số để thực hiện một cách nhanh chóng và thuận lợi. Các giấy tờ để có thể tiến hành khai báo hải quan qua mạng bao gồm:
- Sale contract
- Commercial invoice
- Packing list
- Bill of lading
- C/O, hóa đơn cước (nếu có) và một số chứng từ liên quan khác
Bước 9: Mở và thông quan tờ khai
Trong quy trình nhập khẩu hàng hóa không thể thiếu bước mở và thông quan tờ khai. Đầu tiên, bạn phải làm thủ tục hải quan tại cảng:
- Tờ khai luồng xanh: bạn chỉ cần đóng thuế, khi tiền thuế vào thì có thể in được mã vạch thì tiến hành thanh lý, nhận hàng. Đay là loại tờ khai mà ai cũng muốn có trong quy trình xuất khẩu hàng hóa.
- Tờ khai luồng vàng: yêu cầu bạn phải đóng thuế trước hoặc sau khi làm thủ tục mở tờ khai. Nếu bạn đã đóng thuế xong và tờ khai cũng được mở thì bạn hoàn toàn được nhận hàng ngay lập tức.
- Tờ khai luồng đỏ: tương tự như luồng vàng thì bạn cũng cần phải đóng thuế trước hoặc sau khi mở tờ khai. Điểm khác biệt ở bước này là có thêm 1 bước làm thủ tục kiểm tra thực tế hàng hóa để hoàn thành quy trình nhập khẩu lô hàng.
Khi đã có tờ khai trong tay, bước tiếp theo, bạn có thể tiến hành mở tờ khai. Để thực hiện được bước này, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
- Giấy giới thiệu.
- Tờ khai phân luồng.
- Invoice.
- Packing list.
- Bill of lading.
- Các chứng từ cần thiết khác (C/O, hóa đơn cước, giấy phép nhập khẩu,…).
Khi xuất trình hồ sơ cho hải quan, nếu các chứng từ đã hợp lệ. Hải quan sẽ tiến hành thông quan trên hệ thống.
Bước 10: Thanh lý tờ khai
Sau khi hoàn thành việc nộp thuế và tờ khai được thông quan, bạn có thể tiến hành in mã vạch.
Bạn nộp mã vạch + tờ khai đã thông quan cho hải quan giám sát ít nhất là 2 bộ. Hải quan sẽ đóng dấu lên mã vạch và trả lại cho doanh nghiệp 1 bộ, còn 1 bộ hải quan sẽ giữ.
Bước 11: Điều xe vận chuyển hàng về kho
Chuyển hàng về kho là bước cuối cùng của quy trình nhập khẩu hàng hóa. Nếu bạn muốn nhờ bên dịch vụ vận chuyển thực hiện công đoạn này cho mình thì bạn cần có biên bản cam kết giữa hai bên cũng như chuyển giao các loại giấy tờ cần thiết cho tài xế để có thể vào cảng lấy hàng. Các chứng từ quan trọng như: phiếu EIR, D/O,…
Hàng sau khi vận chuyển tới kho thì xác định đã hoàn thiện quy trình nhập hàng bằng đường biển.
Bước 12: Rút hàng và trả Container rỗng về Depot
Sau khi xe đã vận chuyển hàng về tới kho, bạn cần kiểm tra thật kỹ các thông tin dưới đây:
Thứ nhất, seal: Bạn cần kiểm tra xem có giống với seal trên vận đơn hay không? Seal có dấu hiệu bị cắt hay thay đổi gì không? Chụp hình trước khi cắt Seal để đảm bảo an toàn.
Thứ hai, bạn nên chụp hình ván sàn, mặt trong và ngoài cũng như cửa, lỗ thông gió và các ổ điện trên container, Mục đích là để xác định tình trạng của container trước và sau khi vận chuyển, đề phòng trường hợp hỏng hóc không phải do lỗi bên mình.
Thứ ba, với những loại tem nguy hiểm cần phải lột bỏ trước khi trả container rỗng theo quy định của hãng tàu. Khi đã rút xong hàng, tài xế sẽ đem container về cảng trả lại theo chỉ định ghi trên giấy.
Thứ tư, tại nơi trả container rỗng bên cảng sẽ kiểm tra lại tình trạng container xem có bị hư hỏng gì không? Và sẽ ghi chú lên phiếu EIR để xác nhận.
Bước 13: Lưu trữ hồ sơ và chứng từ
Bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng các chứng từ, giấy tờ liên quan đến quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển. Việc làm này sẽ giúp đối chiếu trong trường hợp có phát sinh, khiếu nại…
Các chứng từ bạn cần lưu trữ bao gồm:
- Hồ sơ hải quan, hồ sơ khai bổ sung, hồ sơ đăng ký danh mục hàng hóa miễn thuế, hồ sơ báo cáo sử dụng hàng hóa miễn thuế
- Hồ sơ xét miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế và không thu thuế
- Hồ sơ đề nghị xử lý tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa
- Chứng từ vận tải, phiếu đóng gói, tài liệu kỹ thuật
- Sổ sách, chứng từ kế toán.
Trên đây, DBG đã chi sẻ chi tiết quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích với quý bạn đọc, giúp bạn tối ưu được quá trình nhập khẩu hàng hóa. Nếu có bất cứ thắc mắc gì, hãy lliên hệ với chúng tôi để có được sự hỗ trợ tốt nhất.
Xem thêm: Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường bộ
Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không
