Xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển là phương thức kinh doanh không còn xa lại đối với nhiều doanh nghiệp kinh doanh thương mại quốc tế hiện nay. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm được quy trình xuất khẩu hàng hóa một cách chi tiết, nó là rào cản khiến bạn gặp khó khăn trong quá trình đưa sản phẩm ra thị trường nước ngoài.
Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển bao gồm những bước nào, ưu và nhược điểm so với các hình thức khác ra sao… Tất cả câu hỏi đó sẽ được DBG giải đáp trong bài viết dưới đây.
1. Vận Chuyển Đường Biển Là Gì?
Đây là phương thức vận chuyển hàng hóa phổ biến trên thế giới sử dụng các tàu chở hàng lớn. Có một số hình thức vận chuyển đường biển khác nhau, bao gồm:
- Tải nguyên container (FCL) trong đó một lô hàng được xếp vào một container có thể dài từ 20 – 45 feet.
- Dưới tải trọng container (LCL) trong đó một số lô hàng dùng chung một container và được chia nhỏ tại điểm đến của chúng.
- RORO (Roll on roll off) trong đó xe tải và các phương tiện khác lái lên tàu với hàng hóa chất trên xe, chúng được bảo đảm an toàn cho cuộc hành trình, và sau đó chỉ cần lái xe đến điểm đến của bạn.
- Vận chuyển hàng rời khô, được sử dụng cho các loại hàng hóa như kim loại hoặc hệ thống thiết bị máy móc, bê tông… có thể được thả hoặc đổ vào hầm tàu chứ không phải được chất lên container.
2. Ưu, Nhược Điểm Của Xuất Khẩu Hàng Hóa Bằng Đường Biển
2.1. Ưu điểm
- Đối với những hàng hóaa nặng hoặc lớn, vận chuyển bằng đường biển là phương thức vận chuyển hiệu quả giúp tiết kiệm chi phí. Giá rẻ hơn trung bình khoảng 4-6 lần so với vận chuyển bằng đường hàng không.
- Thuế và VAT của vận chuyển hàng hóa bằng đường biển tính theo tỷ lệ phần của của giá vốn hàng hóa cộng với chi phí xuất khẩu. Do đó, vận chuyển bằng đường biển sẽ ít tốn kém hơn so với vận tải bằng đường hàng không.
- Bạn sẽ có nhiều tùy chọn vận chuyển khác nhau để có thể phù hợp nhất với số lượng, khối lượng hàng hóa… bao gồm các hình thức tải nguyên container (FCL), dưới tải trọng container (LCL), RORO (Roll on roll off)…
- Khối lượng, trọng lượng hàng vận chuyển trên đường biển lớn, Bạn có thể gửi các mặt hàng như đồ nội thất, và thậm chí cả xe cộ bằng đường biển.
- Các nhà xuất khẩu chuyên nghiệp có thể vận chuyển hàng hóa từ quốc gia của mình đến bất kỳ nơi nào trên thế giới bằng vận chuyển đường biển.
- Vận tải đường biển thường thân thiện với môi trường hơn so với vận tải hàng không.
2.2. Nhược điểm
- Thời gian: tốn thời gian, có thể mất vài tuần hoặc cả tháng để vận chuyển hàng hóa bằng đường biển.
- Giá vận chuyển đường biển có thể cao và không phù hợp nếu bạn chỉ xuất khẩu ít hàng hóa. Đôi khi sử dụng vận tải bằng đường hàng không hoặc đường bộ, sử dụng chuyển phát nhanh sẽ hiệu quả hơn về chi phí.
- Hàng hóa sẽ dễ bị hư hỏng hơn trong quá trình vận chuyển bằng đường biển so với đường hàng không.
3. Xuất Khẩu Hàng Hóa Bằng Đường Biển Mất Bao Lâu?
Thời gian vận chuyển bằng đường biển bao gồm thời gian đưa hàng đến cảng tại điểm xuất xứ của hàng hóa, thời gian làm thủ tục hải quan tại Việt Nam, nước nhập khẩu hàng hóa và thời gian hàng hóa được vận chuyển trên biển.
Vận chuyển hàng hóa bằng đường biển sẽ mất nhiều thời gian hơn so với vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không. Nó có thể mất tới 2-4 tuần.
Công ty vận chuyển mà bạn thuê sẽ cho bạn biết rõ nhất thời gian mất bao lâu để hoàn thành vận chuyển. Tuy nhiên, thời gian đó có thể có những sai lệch bởi một số vấn đề gây ra sự chậm trễ trong quá trình vận chuyển. Một số vấn đề đó bao gồm nhà cung cấp không kịp thời thời gian giao hàng tại cảng, thời tiết xấu, những thách thức về vận chuyển địa phương hoặc thủ tục hải quan, hàng hóa của bạn có thể bị chậm trễ ngoài tầm kiểm soát của bạn. Nếu bạn đang có một thời gian giao hàng gấp rut, bạn cần phải lên kế hoạch chi tiết trước và sắp xếp lô hàng của mình thật tốt.
4. Quy Trình Xuất Khẩu Hàng Hóa Bằng Đường Biển Chi Tiết
Bước 1: Đàm phán và ký kết hợp đồng
Đây là bước đầu tiên trong quy trình xuất khẩu hàng hoá và cũng là khâu quan trọng nhất. Nó quyết định việc xuất khẩu của bạn có thực hiện được không và quyết định doanh thu, lợi nhuận của công ty. Bạn cần tiến hành đàm phán với khách hàng và tiến hành ký kết hợp đồng ngoại thương cho việc xuất khẩu lô hàng trước khi tiến hành các bước tiếp theo.
Bước 2: Xin giấy phép xuất khẩu
Nếu không có giấy phép xuất khẩu thì bạn không thể xuất hàng ra nước ngoài. Khi công ty chưa có giấy phép xuất khẩu, doanh nghiệp cần xin được giấy phép xuất khẩu để chứng minh về sự hợp pháp của hàng hóa. Nên xin loại giấy phép dạng xin một lần dùng được nhiều lần.
Bước 3: Đặt booking và lấy vỏ container rỗng
Đặt booking tàu sẽ tùy thuộc vào việc bạn đàm phán hợp đồng. Từ đó, bạn sẽ xác định được chi phí vận tải và các chi phí khác thuộc về bên bán hay bên mua.
Có hai trường hợp. Thứ nhất là trường hợp hàng xuất theo điều kiện CIF hay CNF. Doanh nghiệp bạn sẽ có trách nhiệm thu xếp và chịu chi phí vận chuyển bằng đường biển. Có nghĩa là doanh nghiệp bạn phải liên hệ với hãng tàu hoặc FWD để lấy booking cho lô hàng cần xuất đi và tìm được giá tốt nhất cho việc vận chuyển lô hàng. Thứ hai là lô hàng xuất theo điều kiện FOB. Doanh nghiệp chỉ cần làm thủ tục hải quan xuất khẩu. Sau đó chuyển hàng ra cảng. Các khâu liên quan đến vận chuyển sẽ do phía bên mua đảm nhận.
Quy trình lấy container rỗng tại cảng: ra cảng đổi lấy booking confirmation tại thương vụ cảng sau khi xuất CIF và có booking. Công việc này giúp xác nhận với hãng tàu là bạn đã đồng ý lấy container và seal. Còn khi xuất bằng FOB, bạn sẽ nhận được transport confirmation và đêm đi lấy đổi lấy booking, sau đó alfm tương tự như CIF
Bước 4: Chuẩn bị hàng hóa và chứng từ hợp lệ
Sau khi lấy được booking từ hãng tàu, doanh nghiệp của bạn cần nhanh chóng hoàn thành khâu chuẩn bị hàng hóa đáp ứng yêu cầu về số lượng và chất lượng như trong hợp đồng thương mại. Cùng với đó cũng cần hoàn chỉnh các hồ sơ, giấy tờ, chứng từ cần thiết cho hàng hóa.
Bước 5: Lấy vỏ container rỗng để đóng hàng và chuyển ra cảng
Ở phần này bạn cần có booking từ hãng tàu để lấy được vỏ container đóng hàng. Tuy nhiên, tùy theo mỗi hãng tàu mà cách thực hiện lấy vỏ container cũng khác nhau. Doanh nghiệp xuất khẩu cần kiểm tra kỹ các thông tin và quy định của hãng tàu. Việc này sẽ giúp việc thủ tục được suôn sẻ, không bị gián đoạn.
Sau khi có vỏ container rỗng, doanh nghiệp sẽ kéo về kho để tiến hàng đóng hàng hóa của mình. Sau khi nhận được container thì chú ý kiểm tra xem container kỹ càng. Xem nó có ở tình trạng tốt không, có bị thủng, hư ván sàn hay không. Vì những điều này sẽ ảnh hưởng đến an toàn hàng hóa khi vận chuyển trên biển.
Hơn nữa, nếu không kiểm tra kỹ container thì sau này consignee, nơi nhận hàng xong trả lại container mà bị hư thì hãng tàu sẽ không nhận lại container mà bắt doanh nghiệp của bạn bồi thường chi phí sửa chữa container.
Trong quá trình đóng hàng, nếu lô hàng phải làm kiểm tra tại cảng (như kiểm dịch), thì nên kẹp trước chì tạm để hạ container về cảng. Khi lấy mẫu kiểm tra xong, lúc đó mới kẹp chì hãng tàu, như vậy sẽ tránh mất phí do phải xin lại chì mới. Đóng hàng xong, chúng ta cần chuẩn bị phiếu xác nhận khối lượng (VGM) để nộp cho cảng.
Bước 6: Mua bảo hiểm hàng hóa, làm CO
Bạn nên thực hiện mua bảo hiểm hàng hóa. Nó sẽ giúp bạn phòng ngừa các rủi ro không dự kiến được trong quá trình xuất khẩu. Bạn có thể liên hệ các công ty bảo hiểm để mua bảo hiểm cho lô hàng của mình. Mức mua sẽ phụ thuộc vào giá trị hàng hóa của bạn. Nếu lô hàng xuất theo điều kiện FOB hoặc CNF thì sẽ không cần phải mua bảo hiểm. Đối với vác hàng hóa thông thường mức bảo hiểm sẽ là 2% trên tổng giá trị hàng hóa.
Bước 7: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu cho lô hàng
Đây là bước quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Ở khâu này, doanh nghiệp cần thực hiện lần lượt các công việc:
- Mở tờ khai hải quan,
- Đăng ký tờ khai,
- Đóng phí,
- Lấy tờ khai,
- Thanh lý tờ khai,
- Vào sổ tàu,
- Thực xuất tờ khai hải quan.
Mở tờ khai hải quan:
Để có thể mở được tờ khai hải quan, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
- Giấy giới thiệu nhân viên giao nhận;
- Giấy tiếp nhận hồ sơ do hải quan cấp (2 bản);
- Tờ khai hải quan (2 bản);
- Hợp đồng ngoại thương (bản sao);
- Hóa đơn thương mại (invoice)
- Và phiếu đóng hàng (packing list).
Đăng ký tờ khai:
Đăng ký viên sẽ dựa vào những thông tin trên bước mở tờ khai để nhập thông tin. Sau đó trình lãnh đạo hải quan ký để lô hàng xuất đi được thông quan. Nếu lô hàng không có bất cứ một vấn đề gì thì sẽ được vào luồng xanh. Ngược lại, nếu lô hàng rơi vào diện bị kiểm tra thì có thể vào luồng vàng hoặc luồng đỏ.
Đóng phí:
Bạn phải tiến hành đóng phí làm thủ tục hải quan.
Lấy tờ khai:
Bộ phận hải quan sẽ ghi số container và số seal vào mặt sau của tờ khai. Đây là phần dành cho hải quan mà bạn không cần quan tâm.
Thanh lý tờ khai:
Người làm thủ tục hải quan sẽ trình tờ khai đã được hoàn thiện. Nhân viên thương vụ cảng sẽ kiểm tra container và seal đã được hạ chưa và hạ có đúng không. Xong bước này, container sẽ được nhận vào hệ thống của cảng.
Vào sổ tàu:
Khi container đã được hạ thì tiếp theo sẽ được vào sổ tàu. Nhân viên giao nhận phải ký vào biên bản bàn giao và xác nhận tình trạng container.
Thực xuất tờ khai hải quan:
Sau khi lô hàng đã được giao cho khách thì nhân viên giao nhận phải làm thực xuất cho lô hàng.
Bao gồm các giấy tờ:
- Tờ khai hải quan (1 bản chính, 1 bản sao),
- Commercial invoice (1 bản chính),
- Vận đơn đường biển (bill tàu).
Bước 8: Giao hàng lên tàu
Sau khi lô hàng đã được thông quan, doanh nghiệp cần cung cấp bill chi tiết để hãng tàu lên vận đơn. Doanh nghiệp cần làm bước này trước giờ cắt máng closing time và trước bước trục xuất. Giao hàng cho tàu sẽ được hoàn tất khi bạn đã nhận được vận đơn đường biển. Nó có thể là bill gốc (3 bản) hoặc surrendered bill.
Bước 9: Thanh toán tiền hàng
Người làm thủ tục xuất nhập khẩu phải hoàn tất bộ chứng từ thanh toán.
Bao gồm:
- Hóa đơn thương mại (commercial invoice),
- Vận đơn đường biển,
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O),
- Phiếu đóng gói (packing list)
- Và giấy chứng nhận khử trùng.
Trong trường hợp bạn thanh toán bằng L/C thì bạn phải nộp bộ chứng từ đến ngân hàng bảo lãnh.
Trên đây là các bước cơ bản trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Hy vọng những thông tin trên mà DBG chia sẻ có thể giúp cho bạn có được cái nhìn trọn vẹn hơn về quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển.
>>>Xem thêm: Quy trình xuất khẩu hàng hóa chi tiết
