Nếu cá nhân hay doanh nghiệp của bạn đang nghiên cứu và chuẩn bị tham gia lĩnh vực xuất khẩu. Chắc chắn bạn không nên bỏ qua bài viết dưới đây. Trước khi tiến hành xuất nhập khẩu, bạn bắt buộc cần phải thực hiện thủ tục hải quan. Thủ tục hải quan là gì, cần thực hiện những bước nào, cần chú ý gì khi làm thủ tục hải quan là những thông tin bạn phải nắm rõ để đảm bảo quá trình xuất khẩu được thuận lợi, không gặp bất cứ trở ngại. DBG sẽ giúp bạn nắm rõ những điều đó thông qua bài viết dưới đây.
1. Khái niệm thủ tục hải quan xuất khẩu
Luật Hải quan 2014 đã quy định rõ về thủ tục hải quan. Đây là công việc người khai hải quan và công chức hải quan phải thực hiện. Để đảm bảo hàng hóa, phương tiện vận tải được xuất nhập khẩu qua biên giới thì thủ tục hải quan là một trong những công việc bắt buộc cần phải thực hiện.
2. Lý do cần làm thủ tục
Khai báo hải quan là một trong những công việc quan trọng cần thực hiện khi xuất nhập khẩu. Đây là một trong những thủ tục cần thiết. Mục đích lớn nhất của việc khai báo hải quan là:
- Để Nhà nước có căn cứ để tính và thu thuế.
- Để quản lý hàng hóa, đảm bảo hàng hóa ra lãnh thổ Việt Nam không thuộc trong danh mục các loại hàng hóa cấm xuất khẩu.
3. Quy trình
Bước 1: Xác định loại hàng hóa xuất khẩu
Không phải bạn có mặt hàng nào là có thể xuất khẩu được mặt hàng ấy. Muốn kinh doanh thương mại quốc tế, bạn cần chắc chắn rằng sản phẩm của mình được pháp luật cho phép. Bạn cần xem xét hàng hóa thuộc diện nào? Có nằm trong danh mục các loại hàng hóa cấm không? Được khuyến khích hay hạn chế xuất khẩu? Sau đó, bạn tiến hành các bước tiếp theo cho phù hợp.
Danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu được quy định trong Nghị định số 69/2018/NĐ-CP ngày 15/05/2018 của Chính phủ.
Hàng hóa xuất khẩu được chia ra thành các diện như:
- Hàng thương mại thông thường
- Hàng cấm
- Nhóm hàng cần xin giấy phép xuất khẩu
- Nhóm mặt hàng cần kiểm tra chuyên ngành
- Hàng phải chịu thuế xuất khẩu:
- Nhóm hàng hóa xuất khẩu theo hạn ngạch
Bước 2: Ký kết hợp đồng ngoại thương
Sale Contract hay còn được gọi là hợp đồng ngoại thương. Đay là hợp đồng thỏa thuận mua bán giữa 2 bên là xuất khẩu và nhập khẩu. Hợp đồng ngoại thương là một loại hồ sơ rất quan trọng. Bắt buộc phải có khi thực hiện thủ tục xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài.
Thông thường hợp đồng ngoại thương sẽ được thể hiện dưới dạng song ngữ. Trong trường hợp xuất khẩu sang Mỹ hay các nước châu Âu, hợp đồng ngoại thương thường là song ngữ Anh – Việt. Còn xuất khẩu sang Trung Quốc, hợp đồng ngoại thương là song ngữ Việt – Trung.
Một số nội dung quan trọng cần được thể hiện trong hợp đồng ngoại thương có thể kể tới như:
- Tên hàng hóa,
- số lượng,
- giá cả,
- điều kiện giao hàng,
- phương thức đóng gói,
- phương thức thanh toán,
- các thỏa thuận khác giữa người mua và người bán,…
Bước 3: Chuẩn bị bộ chứng từ hàng xuất khẩu
Bộ chứng từ hàng xuất khẩu gồm có các loại giấy tờ như:
- Sale Contract (Hợp đồng ngoại thương)
- Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại)
- Packing list (Phiếu đóng gói hàng hóa)
- Booking note (Lưu khoang/Giấy lưu cước) . Là việc ghi chép lại việc đặt chỗ hãng tàu của chủ hàng nhằm để vận chuyển hàng hóa.
- Phơi phiếu xác nhận container đã hạ cảng.
- Các loại giấy phép khác tùy vào mặt hàng xuất khẩu.
Bước 4: Khai và truyền tờ khai hải quan
Căn cứ vào những số liệu đã có từ bộ chứng từ, lúc này nhân viên khai báo hải quan sẽ vào phần mềm hải quan điện tử để nhập dữ liệu, lên tờ khai hải quan.
Đối với doanh nghiệp lần đầu tiên xuất khẩu hàng hóa thì cần thực hiện thêm một số công việc khác bao gồm:
- Mua chữ ký số từ những công ty uy tín.
- Đăng ký chữ ký số với Tổng cục hải quan (hệ thống VNACCS).
- Tải và cài đặt phần mềm khai báo hải quan điện tử.
- Sau khi cài đặt thành công phần mềm khai báo hải quan điện tử. Doanh nghiệp tiến hành khai báo thông tin lô hàng vào phần mềm. Sau khi truyền tờ khai hải quan xong thì in tờ khai. Sau đó làm thủ tục tiếp tại chi cục hải quan như những bước ở dưới.
Bước 5: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan
Sau khi khai báo hải quan trên phần mềm khai hải quan điện tử thành công. Bộ hồ sơ hải quan của doanh nghiệp sẽ được phân ra thành 3 luồng là: Luồng xanh, luồng đỏ và luồng vàng. Ở mỗi kết quả phân luồng sẽ có quy định về thủ tục cũng như giấy tờ yêu cầu khác nhau. Cụ thể thì:
Tờ khai luồng xanh
Khi tờ khai được phân luồng xanh, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số loại giấy tờ mang tới cơ quan hải quan bao gồm:
- Phơi hạ hàng
- Tờ mã vạch (in từ website của tổng cục hải quan)
- Phí hạ tầng (chỉ áp dụng ở cảng Hải Phòng).
Hải quan sẽ ký nháy và có nơi còn đóng dấu nội bộ ra mặt sau tờ khai. Lúc này doanh nghiệp có thể đem nộp cho hãng tàu.
Tờ khai luồng vàng
Nếu kết quả phân luồng là luồng vàng thì doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ giấy theo quy định tại Thông tư 38 (đã được sửa đổi bởi Thông tư 39). Sau đó mang bộ hồ sơ này đến chi cục hải quan để được công chức hải quan kiểm tra.
Đối với luồng đỏ
Trong trường hợp kết quả phân luồng là luồng đỏ thì cơ quan hải quan sẽ tiến hành kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra trực tiếp hàng hóa. Kiểm hóa có thể được thực hiện bằng máy soi chuyên dụng. Hoặc ngoài ra thì cán bộ hải quan cũng có thể mở container để kiểm tra thủ công.
Mục đích của việc kiểm tra hàng hóa luồng đỏ là xác định xem thực tế hàng hóa có giống như hồ sơ đã nêu hay không. Nếu kết quả là giống nhau thì lúc này doanh nghiệp có thể làm thủ tục hải quan như luồng xanh. Trong trường hợp hải quan phát hiện ra những sai sót nhỏ thì có thể doanh nghiệp sẽ phải sửa tờ khai. Trong trường hợp phát hiện thấy sai sót nặng thì doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính. Thậm chí có trường hợp nặng thì còn bị cấm xuất khẩu hàng ra nước ngoài.
Bước 6: Thông quan và thanh lý tờ khai
Thủ tục thông quan xuất khẩu đối với luồng xanh
Bạn chỉ cần trình mã vạch và tờ khai thông quan cho bộ phận chịu trách nhiệm đối chiếu xác nhận là hoàn thành thủ tục. (Đối với hàng kho là bộ phận kho hàng, đối với hàng container là bộ phận vào sổ tàu, đối với hàng sân bay là hải quan giám sát)
Thủ tục thông quan xuất khẩu đối với luồng vàng
Trình hồ sơ cho hải quan tại quầy đăng ký tờ khai. Khi hồ sơ hợp lệ, và bạn đã đóng đầy đủ thuế xuất khẩu (nếu có) thì bạn sẽ được in tờ mã vạch thông quan.
+ Với hàng air: Bạn giao hàng cho đại lý để dáng talon và cân hàng. Sau đó cầm mã vạch, tờ khai thông quan cùng phiếu cân để trình cho hải quan giám sát để hoàn tất thủ tục thông quan.
+ Đối với hàng lẻ: Bạn trình booking note cho phòng thương vụ nhằm mục đích đăng ký số xe vào cảng. Phòng thương vụ sẽ in phiếu hướng dẫn thể hiện tên kho và cửa vào cho bạn. Hàng sẽ được tiến hành nhập kho và đo đếm số lượng kiện, số khối để ghi chú vào booking note.
Sau đó, để hoàn tất thủ tục, mang trình tờ booking note này cùng tờ khai thông quan và mã vạch để kho xuất phiếu nhập kho cho bạn.
+ Đối với hàng nguyên nguyên container: Trước khi đến quầy vô sổ tàu để hoàn thành thủ tục xuất khẩu hàng hóa, bạn cần đóng tiền hạ container và để container hạ bãi. Nhớ mang theo mã vạch và tờ khai thông quan để vô sổ tàu.
Thủ tục thông quan xuất khẩu đối với luồng đỏ.
Tương tự như luồng vàng, bạn cũng trình bộ hồ sơ đã chuẩn bị cho hải quan. Nhưng song song với việc kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thuế, thì hải quan đăng ký sẽ chuyển hồ sơ này tới bộ phận kiểm hóa.
Đối với tờ khai luồng đỏ, bạn trình hồ sơ cho hải quan đăng ký giống như đối với luồng vàng tuy nhiên thay vì kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thuế và ra quyết định thông quan, hải quan đăng ký sẽ chuyển hồ sơ đến bộ phận kiểm hóa. Bộ phận kiểm hóa sẽ xem xét hồ sơ để quyết định mức độ kiểm hóa là bao nhiêu phần trăm. Lúc này cán bộ kiểm hóa sẽ được phân công đến gặp chủ hàng và tiến hành mở hàng để kiểm tra theo quy định. Người này sẽ đánh giá và đưa ra quyết định thông quan cho hàng hóa của bạn.
Khi có quyết định thông quan và được cấp mã vạch. Bạn tiến hành các bước tương tự như đối với luồng vàng, tùy thuộc hàng của bạn là hàng air, hàng lẻ hay hàng container!
Sau khi tờ khai đã được thông quan và qua hải quan giám sát thì doanh nghiệp chỉ cần nộp lại tờ khai kèm theo đó là 1 tờ in mã vạch lại cho hãng tàu. Điều này nhằm mục đích là để hãng tàu làm thủ tục xác nhận thực xuất với hải quan giám sát khi hàng hóa đã được lên tàu.
4. Những lưu ý khi làm thủ tục
- Các thông tin khai báo trên phần mềm khai báo hải quan bị sai: Khi khai báo hải quan điện tử, sẽ có một số thông tin sau khi khai xong sẽ chỉnh sửa được. Tuy nhiên sẽ có những thông tin khi đã khai thì sẽ không thể chỉnh sửa, bổ sung được. Việc khai lại tờ khai mới sẽ tốn khá nhiều thời gian.
- Khai sai mã HS Code hàng hóa xuất khẩu: Đây là một trong những lỗi thường gặp mà nhân viên gặp phải trong quá trình khai báo hải quan xuất khẩu. Chính vì vậy, người khai cần nắm rõ được các quy tắc xác định mã HS Code.
- Những thông tin trên bộ chứng từ sai lệch, không khớp nhau: Nếu không kiểm tra kỹ càng, cẩn thận thì sẽ xảy ra tình trạng thông tin trên chứng từ bị sai. Theo đó là có sự sai lệch về điều kiện giao hàng, số lượng, trọng lượng, các lỗi chính tả,… Cần phải cẩn thận, kiểm tra kỹ thông tin bộ chứng từ để tránh sai sót. Cần thông báo cho các bên liên quan để kịp thời điều chỉnh khi có sai sót.
- Lỗi thường gặp khi kiểm tra, đóng gói hàng hóa: Nếu như hàng hóa không được đóng gói cẩn thận theo đúng yêu cầu cũng như quy cách thì sẽ rất dễ bị hải quan kiểm tra. Trước khi xuất ra nước ngoài, doanh nghiệp cần lưu ý tới tem nhãn, ngày sản xuất, hạn sử dụng… Để đảm bảo cho quá trình thông quan hàng hóa diễn ra nhanh chóng hơn.
Tóm lại,
DBG đã chia sẻ tới quý bạn đọc tất cả những thông tin liên quan đến thủ tục hải quan xuất khẩu. Bạn đang tìm hiểu về vấn đề xuất khẩu? Bạn có mong muốn đưa sản phẩm của mình tiếp cận thị trường toàn cầu? Doanh nghiệp bạn muốn tìm được những đối tác nước ngoài uy tín? Hay có bất kỳ thắc mắc nào về các thủ tục hải quan? Hãy liên hệ tới DBG đã được giải đáp.
