Bạn đã từng phải đối mặt với hàng loạt vấn đề khó khăn trong quá trình xuất khẩu hàng hóa. Từ việc tìm hiểu các quy trình phức tạp cho đến công việc xử lý các tờ giấy pháp lý đều cản trở bạn đưa hàng hóa của mình ra thị trường quốc tế. Đúng là quá trình xuất khẩu hàng hóa không dễ dàng.
Hiểu được điều này, DBG sẽ chia sẻ với bạn quy trình xuất khẩu hàng hóa một cách chi tiết và dễ hiểu. Hãy cùng chúng tôi bước vào thế giới xuất khẩu hàng hóa và khám phá những bước cơ bản trong quy trình đưa hàng hóa đến toàn cầu.
1. Hàng Xuất Khẩu Là Gì?
Khái niệm:
Theo điều 28 Luật Thương mại 2005. Xuất khẩu hàng hóa là việc hàng hóa được đưa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc đưa vào khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo qui định của pháp luật
Có hai hình thức xuất khẩu là xuất khẩu trực tiếp và xuất khẩu gián tiếp. Hàng xuất khẩu là hàng hóa và dịch vụ được sản xuất tại một quốc gia cụ thể nhưng được phân phối, tiêu dùng ở một quốc gia khác, lấy tiền tệ làm phương thức thanh toán. Hàng xuất khẩu theo dạng hàng hóa được gọi là hàng xuất khẩu hữu hình. Còn theo dạng dịch vụ được gọi là hàng xuất khẩu vô hình.
Ví dụ:
- Gia đình bạn trồng được 10 tấn vải thiều. Thay vì chở đến tất cả các tỉnh thành trong cả nước để tiêu thụ. Bạn bán ra nước ngoài để thu được lợi nhuận cao hơn. Đó là việc bạn đang thực hiện xuất khẩu hữu hình.
- Khác với xuất khẩu hữu hình, khi bạn cung cấp các dịch vụ cho khách hàng nước ngoài tại quốc gia của họ như dịch vụ quảng cáo. Thì đây là xuất khẩu vô hình.
Trong nền kinh tế quốc dân, xuất khẩu được coi là một nguồn thu nhập quan trọng. Nó đóng góp lớn vào tổng sản phẩm nội địa (GDP). Đặc biệt còn tạo công ăn việc làm, thu hút đầu tư và nâng cao đời sống của người dân. Cùng với nhập khẩu, nó là bộ phận cấu thành cán cân thanh toán của nước ta.
2. Bốn hình thức xuất khẩu phổ biến hiện nay
Tùy thuộc vào từng loại hàng hóa để lựa chọn được hình thức xuất khẩu phù hợp nhất. Cùng tìm hiểu các hình thức để giúp bạn giảm thiểu những rủi ro xuất khẩu.
2.1. Xuất khẩu trực tiếp
Khái niệm:
Đây là hình thức mà hai bên mua bán hàng trực tiếp ký hợp đồng ngoại thương với nhau. Hợp đồng ký kết giữa hai bên phải phù hợp với luật lệ của hai quốc gia cũng như thông lệ mua bán quốc tế. Hình thức xuất khẩu trực tiếp thích hợp đối với gần như mọi loại hình doanh nghiệp. Hình thức này giúp họ chủ độngtrong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình. Loại hình này cũng là sự lựa chọn của các doanh nghiệp đang muốn khẳng định thương hiệu của mình trên thị trường quốc tế.
Hai bên mua, bán có thể trực tiếp thỏa thuận, thương lượng để phù hợp với quyền lợi của cả hai. Đồng thời cần phù hợp với luật pháp của các quốc gia. Xuất khẩu trực tiếp được tiến hành khá đơn giản. Hoạt động xuất khẩu trực tiếp là hình thức xuất khẩu độc lập của một doanh nghiệp. Họ xuất khẩu trên cơ sở nghiên cứu kỹ thị trường trong và ngoài nước. Họ tính toán đầy đủ các chi phí đảm bảo kinh doanh có lãi, đúng phương hướng, chính sách luật pháp.
Đặc điểm:
Trong hoạt động xuất khẩu tự doanh, doanh nghiệp hoàn toàn nắm quyền chủ động. Họ phải tự tiến hành các nghiệp vụ từ nghiên cứu thị trường, lựa chọn bạn hàng, lựa chọn phương thức giao dịch, đến việc ký kết và thực hiện hợp đồng. Đầu tiên, doanh nghiệp phải tự bỏ vốn để chi trả các chi phí phát sinh trong hoạt động kinh doanh. Thứ hai là được hưởng toàn bộ phần lãi thu. Thứ ba là phải tự chịu trách nhiệm nếu hoạt động đó thua lỗ. Khi xuất khẩu tự doanh thì doanh nghiệp được trích kim ngạch xuất khẩu. Khi tiêu thụ hàng xuất khẩu doanh nghiệp phải chịu thuế doanh thu, thuế lợi tức. Thông thường, doanh nghiệp chỉ cần lập một hợp đồng xuất khẩu với nước ngoài.
Xuất khẩu trực tiếp có hai hình thức chủ yếu:
+ Trực tiếp xuất khẩu: Công ty tham gia xuất khẩu có thể thành lập bộ phận thực hiện các nhiệm vụ xuất khẩu. Khi khối lượng giao dịch và công việc xuất khẩu lớn lên thì thành lập các phòng xuất nhập khẩu. Việc đó đảm bảo cho xuất khẩu trực tiếp của công ty sang thị trường quốc tế thành công.
+ Đại diện bán hàng: là hình thức bán hàng không mang danh nghĩa của mình mà lấy danh nghĩa của người ủy thác. Hình thức này nhằm nhận lương và một phần hoa hồng trên giá trị hàng hóa bán được. Trên thực tế, đại diện bán hàng hoạt động như là nhân viên bán hàng của công ty ở thị trường nước ngoài.
2.2. Xuất khẩu gián tiếp
Khái niệm:
Xuất khẩu gián tiếp hay còn gọi là xuất khẩu ủy thác. Với hình thức này, bên có hàng sẽ ủy thác cho một đơn vị khác. Đơn vị đó gọi là bên nhận ủy thác. Uỷ thác nhằm tiến hành xuất khẩu trên danh nghĩa của bên nhận ủy thác. Để thực hiện hình thức này, doanh nghiệp nhận ủy thác cần ký kết hợp đồng xuất khẩu ủy thác với đơn vị trong nước.
Bên nhận ủy thác sẽ ký kết hợp đồng xuất khẩu. Tiếp theo, họ cần giao hàng và thanh toán đối với đơn vị nước ngoài. Và cuối cùng là nhận phí ủy thác xuất khẩu từ chủ hàng đã ủy thác xuất khẩu. Thông thường, các doanh nghiệp áp dụng hình thức này bao gồm 4 loại. Thứ nhất là chưa có đủ thông tin cần thiết về thị trường nước ngoài. Thứ hai là có quy mô kinh doanh nhỏ. Tiếp theo là nguồn lực hạn chế. Và cuối cùng là doanh nghiệp chịu nhiều rào cản từ phía nhà nước.
Doanh nghiệp ủy thác kinh doanh một số mặt hàng xuất khẩu. Nhưng vấn đề của họ là không đủ khả tài chính, chưa có đối tác kinh doanh. Do vậy, họ đã ủy thác cho một đơn vị khác tiến hành xuất khẩu theo yêu cầu của họ. Bên nhận ủy thác phải tiến hành đàm phán với nước ngoài để làm thủ tục xuất khẩu theo yêu cầu của bên ủy thác và được hưởng một khoản hoa hồng gọi là phí ủy thác. Quan hệ giữa doanh nghiệp ủy thác và doanh nghiệp nhận ủy thác được quy định đầy đủ trong hợp đồng ủy thác.
Đặc điểm:
Trong hoạt động xuất khẩu này, doanh nghiệp xuất khẩu (nhận ủy thác) không phải bỏ vốn, không phải xin hạn ngạch. Họ không phải nghiên cứu thị trường tiêu thụ. Do không phải tiêu thụ hàng của họ mà chỉ đứng ra đại diện cho bên ủy thác. Doanh nghiệp nhận ủy thác sẽ giao dịch với bạn hàng nước ngoài, ký hợp đồng và làm thủ tục xuất khẩu hàng cũng như thay mặt cho bên ủy thác khiếu nại đòi bồi thường với nước ngoài khi có tổn thất.
Khi nhận ủy thác, các doanh nghiệp xuất khẩu này (nhận ủy thác) phải lập hai hợp đồng. Một hợp đồng mua bán hàng hoá với nước ngoài. Một hợp đồng nhận ủy thác với bên ủy thác.
Các trung gian mua bán chủ yếu:
+ Đại lý (Agent). Đây là các cá nhân hay tổ chức đại diện cho nhà xuất khẩu thực hiện một hay một số hoạt động nào đó ở thị trường nước ngoài.
+ Công ty quản lý xuất khẩu (Export management company). Là các công ty nhận ủy thác và quản lý công tác xuất khẩu hàng hóa. Các công ty này có kinh nghiệm trong công tác làm thủ tục xuất nhập khẩu và cung cấp các dịch vụ này cho doanh nghiệp.
+ Công ty chuyên doanh xuất khẩu (Export trading company). Là công ty hoạt động như nhà phân phối độc lập. Họ có chức năng kết nối các khách hàng nước ngoài với các công ty xuất khẩu trong nước để đưa các hàng hóa ra nước ngoài tiêu thụ.
+ Đại lý giao nhận vận tải. Là các công ty thực hiện dịch vụ thuê vận chuyển và những hoạt động có liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa. Ví dụ như khai báo hải quan, thực hiện giao nhận chuyên chở và bảo hiểm.
2.3. Gia công hàng xuất khẩu
Khái niệm:
Gia công xuất khẩu là hình thức mà công ty trong nước nhận tư liệu sản xuất (chủ yếu là máy móc, nguyên vật liệu) từ công ty nước ngoài về để sản xuất hàng hóa dựa trên yêu cầu của bên đặt hàng. Hàng hóa làm ra sẽ được xuất khẩu ra nước ngoài theo chỉ định của công ty đặt hàng. Hình thức gia công xuất khẩu này đang ngày càng phát triển mạnh mẽ. Nó được các quốc giá có nguồn lao động dồi dào giá rẻ như Việt Nam áp dụng. Điều này không những tạo điều kiện tiếp cận công nghệ mới mà còn mang lại việc làm cho người lao động. Việt Nam cũng là một trong số những nước gia công hàng xuất khẩu với nhiều mặt hàng đa dạng như dệt may, da giầy, điện tử…
Hình thức xuất khẩu tại chỗ thì hàng hóa xuất khẩu sẽ bao gồm những mặt hàng sau:
a) Sản phẩm gia công; máy móc, thiết bị thuê hoặc mượn; nguyên liệu, vật tư dư thừa; phế liệu, phế phẩm thuộc hợp đồng gia công theo quy định tại khoản 3 Điều 32 Nghị định số 187/2013/NĐ-CP;
b) Hàng hóa mua bán giữa doanh nghiệp nội địa với doanh nghiệp chế xuất, doanh nghiệp trong khu phi thuế quan;
c) Hàng hóa mua bán giữa doanh nghiệp Việt Nam với tổ chức, cá nhân nước ngoài không có hiện diện tại Việt Nam và được thương nhân nước ngoài chỉ định giao, nhận hàng hóa với doanh nghiệp khác tại Việt Nam.
Như vậy hàng hóa được xuất khẩu tại chỗ sẽ không được vận chuyển vượt ra khỏi biên giới lãnh thổ Việt Nam, mà khách hàng nước ngoài vẫn mua và sử dụng được hàng hóa của mình.
2.4. Tạm nhập tái xuất
Tạm nhập tái xuất là hình thức mà thương nhân Việt Nam nhập khẩu tạm thời hàng hóa vào Việt Nam. Sau đó lại xuất khẩu chính hàng hóa đó ra khỏi Việt Nam sang một nước khác. Hình thức này là tiến hành nhập khẩu hàng hóa nhưng không để tiêu thụ trong nước mà để xuất khẩu sang một nước thứ ba nhằm thu lợi nhuận. Giao dịch này bao gồm cả nhập khẩu và xuất khẩu với mục đích thu lại lượng ngoại tệ lớn hơn số vốn ban đầu đã bỏ ra. Khi tiến hành tạm nhập tái xuất, doanh nghiệp cần tiến hành đồng thời hai hợp đồng riêng biệt, gồm: hợp đồng mua hàng ký với thương nhân nước xuất khẩu và hợp đồng bán hàng ký với thương nhân nước nhập khẩu.
Lưu ý : có trường hợp gần giống như tạm nhập tái xuất. Nhưng hàng hóa được chuyển thẳng từ nước bán hàng sang nước mua hàng, mà không làm thủ tục nhập khẩu vào Việt Nam và không làm thủ tục xuất khẩu ra khỏi Việt Nam. Đó gọi là hình thức chuyển khẩu.
2.5. Các hình thức xuất khẩu khác
Xuất khẩu tại chỗ: Công ty xuất khẩu hàng hóa chỉ cần ký kết hợp đồng với bên mua hàng xuất khẩu nước ngoài. Và công ty hoặc bên nhập khẩu này sẽ chỉ định đơn vị vận chuyển trực thuộc tại lãnh thổ của bên bán để thực hiện các quy trình mua bán, xuất nhập hải quan còn lại.
Buôn bán đối lưu: Hình thức này còn được gọi là xuất nhập khẩu liên kết, hàng xuất khẩu sẽ được trao đổi tương đương với hàng nhập khẩu (thay vì tiền tệ như những hình thức xuất khẩu khác). Vậy nên, ở đây người bán cũng được xem là người mua và ngược lại, hàng hóa được trao đổi, giao thương theo dạng hàng đổi hàng.
Xuất khẩu theo nghị định ký kết giữa các Chính phủ: Đây thường là hình thức xuất khẩu giữa hai quốc gia thân thuộc nhau. Các công ty thuộc hai quốc gia này sẽ tiến hành vận chuyển hàng xuất khẩu theo chỉ định, ký kết của hai quốc gia.
3. Quy Trình Xuất Khẩu Hàng Hóa
3.1. Đàm phán để ký kết hợp đồng ngoại thương
Để đàm phán thương mại thành công, bước đầu tiên là chuẩn bị kỹ lưỡng các công việc. Bao gồm xác định mục tiêu đàm phán, chuẩn bị nội dung, tìm hiểu thông tin về đối tác và người đàm phán. Việc đàm phán có thể diễn ra qua thư tín, điện thoại hoặc gặp gỡ trực tiếp.
Trong quá trình đàm phán, hai bên cần xem xét kỹ lưỡng tất cả các điều khoản nêu ra trong hợp đồng. Đặc biệt là về vận chuyển và thủ tục hải quan. Bao gồm thanh toán, thời gian giao hàng cùng với các chứng từ vận chuyển và thanh toán.
Ngoài ra, các nội dung cơ bản khác cũng cần được thống nhất như thông tin gói hàng, giá cả, hình thức thanh toán, các phí dịch vụ, khuyến mãi, khiếu nại. Khi hai bên đã đồng ý các điều khoản, thì sẽ đi đến bước tiếp theo là ký kết hợp đồng.
3.2. Ký hợp đồng giao dịch
Khi xuất khẩu hàng hóa, việc ký hợp đồng giao dịch là vô cùng quan trọng. Hợp đồng này sẽ được xây dựng dựa trên các điều kiện sau:
- Các quy định, định hướng, kế hoạch và chính sách phát triển kinh tế của Nhà nước.
- Nhu cầu của thị trường, thông tin về chào hàng và đơn đặt hàng của bạn hàng.
- Các điều khoản mà hai bên đã thống nhất và cam kết. Bao gồm ba vấn đề. Một là tên hàng, phẩm chất, quy cách, số lượng, bao bì, ký mã hiệu và giá cả. Hai là thời hạn, địa điểm, phương thức giao hàng, vận tải. Ba là điều kiện kiểm nghiệm hàng hóa, thanh toán trả tiền, khiếu nại, điều khoản bất khả kháng và điều khoản trọng tài.
3.3. Xin giấy phép xuất khẩu
Theo Nghị định 69/2018/NĐ-CP, các doanh nghiệp không cần phải xin giấy phép xuất khẩu hàng hóa hoặc dịch vụ thông thường nếu chúng phù hợp với nội dung đăng ký kinh doanh trong nước và đã được cơ quan ban ngành cho phép.
Tuy nhiên, quy định này không áp dụng cho các loại hàng hóa đặc biệt do chính phủ quản lý. Bao gồm gỗ, đá quý, cổ vật, sách báo, vật liệu nổ, tác phẩm nghệ thuật và các loại hàng hóa khác được quy định trong các quy định hiện hành.
3.4. Chuẩn bị hàng để giao cho bên vận chuyển
Trong hợp đồng xuất khẩu, có một điều khoản quan trọng là chủ hàng phải tổ chức thu gom hàng hóa và đóng gói bao bì thành lô hàng xuất khẩu, đồng thời đánh dấu kỹ mã hiệu hàng hoá. Sau đó, bên bán sẽ tiến hành giao hàng cho đối tác vận chuyển. Đồng thời cung cấp các chỉ dẫn cần thiết để đảm bảo việc giao hàng diễn ra thuận lợi. Hãng vận chuyển có thể là hàng không hoặc đường biển, tùy thuộc vào thỏa thuận giữa hai bên.
3.5. Làm thủ tục hải quan và giao hàng tại nước nhập khẩu
Để xuất khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cần phải làm thủ tục hải quan đầy đủ. Để chuẩn bị cho thủ tục này, doanh nghiệp cần thu thập và chuẩn bị các chứng từ như:
- Hợp đồng ngoại thương
- Commercial invoice
- Packing list
- Giấy giới thiệu và các chứng từ khác nếu có.
Sau đó, các công ty forwarder sẽ sử dụng các chứng từ này để trình cục hải quan kiểm tra và quyết định thông quan cho lô hàng.
Chủ hàng cần hoàn thành thủ tục hải quan xuất khẩu. Tiếp đó cần tiến hành giao hàng tại cảng của nước nhập khẩu. Tại đây, đại lý của bên chuyên chở sẽ liên hệ và phối hợp với người nhập khẩu để làm các thủ tục liên quan đến thuế và hải quan tại cảng hoặc sân bay để nhập khẩu cho lô hàng.
3.6. Chuẩn bị thanh toán
Thanh toán là một bước quan trọng và là kết quả cuối cùng của quy trình xuất khẩu hàng hóa. Để tránh rủi ro cao cho nhà xuất khẩu trong việc thu hồi tiền hàng. Đòi hỏi doanh nghiệp cần có nghiệp vụ xác nhận thanh toán vững chắc. Hiện nay có ba phương thức thanh toán phổ biến được sử dụng:
- Thanh toán bằng thư tín dụng (L/C)
- Thanh toán bằng phương thức nhờ thu
- Thanh toán bằng điện chuyển tiền TT (Telegraphic Transfer)
4. Những lưu ý trong quy trình xuất khẩu hàng hóa
Trước tiên, bạn cần nắm rõ quy trình xuất khẩu hàng hóa. Song song với đó, bạn cần chú ý những điều DBG liệt kê dưới đây. Điều đó sẽ giúp bạn tránh các tình huống không may và giảm thiểu các thiệt hại.
- Đảm bảo đầy đủ giấy tờ của hàng hóa theo quy định. Bao gồm chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, tem phiếu đầy đủ…
- Chú ý đến trọng lượng hàng hóa và lựa chọn loại hình xuất khẩu phù hợp. Tùy thuộc vào số lượng hàng cần vận chuyển. Ví dụ, đường hàng không chỉ cho phép vận chuyển trọng lượng hàng ở mức độ vừa và nhỏ. Vì vậy, bạn có thể sử dụng hai loại hình xuất khẩu khác là đường thủy hoặc đường bộ.
- Liên hệ với đại lý vận chuyển để lấy thông tin về lịch trình, giá cước. Cần lựa chọn hãng vận chuyển uy tín và tuyến vận chuyển thích hợp.
- Đóng gói hàng hóa đầy đủ theo quy trình và quy định với từng mặt hàng. Điều đó giúp bảo quản hàng hóa được tốt nhất, tránh thiệt hại trong quá trình vận chuyển.
- Ghi rõ thông tin địa chỉ người nhận hàng. Tránh trường hợp hàng hóa bị trả lại do không xác định được nơi nhận.
- Giải quyết các tranh chấp hoặc khiếu nại một cách kịp thời. Cẩn thận khi soạn hợp đồng để tránh những sai phạm đáng tiếc cho cả hai bên.
Tóm lại
Xuất khẩu hàng hóa đòi hỏi sự tuân thủ nhiều quy định chặt chẽ. Bao gồm từ việc đăng ký kinh doanh đến việc thanh toán tiền hàng hóa. Thực hiện đúng quy trình xuất khẩu hàng hóa giúp các doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý, bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp và giảm thiểu các chi phí phát sinh không đáng có.
Trên đây là những chia sẻ của DBG về hàng xuất khẩu và quy trình xuất khẩu hàng hóa. Mong rằng đây là một tài liệu tham khảo hữu ích cho bạn.
